Некоторые правила учета и хранения документов

Документооборот – неотъемлемая часть любого предприятия. Всеми важными документами в любом предприятии занимается бухгалтерия. В ее прямые обязанности входит прием, хранение, а также архивная обработка бухгалтерской, управленческой и налоговой отчетности. Именно бухгалтерия ведет документы, связанные с оплатой труда, учет кадров и многих других специализированных бумаг, регламентирующих производственную деятельность организации.

Учет и хранение документов на www.archiv.ru может осуществляться с применением нескольких видов архивов, к первому из которых относится текущий. Он подразумевает нахождение отчетных документов за год непосредственно в бухгалтерии. Все материалы должны строго находиться в закрытых шкафах. Постоянный архив должен располагаться в отдельном помещении, которое может располагаться не только на территории предприятия, но и за его пределами. Он содержит различные бухгалтерские отчеты, документы предприятия, дела служб, которые проходят предварительную регистрацию в архивной книге.

Главной задачей архивного учета и хранения документов считается составление описи дел и формирование дел специального фонда. Документы должны попадать в архивное подразделение своевременно, что упорядочивает работу компании. С целью правильного учета документов необходимыми являются описи, которые формируются по различным признаками: по времени хранения – постоянно или временно; по структурным подразделениям. В отдельные группы выделяются документы личного состава и дела фонда.

На сегодняшний день существует несколько видов учета и хранения информации. Наиболее старым из них является бумажный вариант. Любые операции, которые связаны с хозяйственной и финансовой деятельностью организации, хранятся в бумажных документах. В обязательном порядке на них должны присутствовать подписи составителей и реквизиты организации. Вторым типом считается электронный документооборот. В этой ситуации абсолютно вся документация формируется в электронном виде. Юридическую силу документы будут иметь только в том случае, если на них стоит электронно-цифровая подпись. Некоторые организации выбирают смешанный документооборот, то есть документы утверждаются в бумажном виде, передачу их между филиалами выполняют в электронном виде, но юридическую силу имеет только бумажный вариант.

Грамотный вариант учета и хранения документов является залогом успешной работы любого предприятия.